Condiciones Generales de Contratación

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

‍ 1.1. Las presentes Condiciones Generales regulan los servicios prestados por Poken Colombia S.A.S., empresa colombiana, con NIT 901.818.608-8, con domicilio en Bogotá, Colombia (en adelante, “Poken”).

1.2. Las presentes Condiciones Generales se interpretarán conjuntamente con las Condiciones Particulares suscritas entre el cliente (en adelante, la “Empresa”) y Poken, así como con los Términos y Condiciones (en adelante, “T&C”) aceptados por los usuarios en la aplicación.

1.3. La empresa y Poken también pueden ser denominados colectivamente como las “Partes” e individual e indistintamente como la “Parte”.

1.4. Que Poken ha desarrollado la distribución comercial de la plataforma tecnológica (la “Plataforma”), a través de la cual la Empresa podrá acceder en tiempo real a sus datos de flujo de personas, captación y conversión de ventas en tiendas (en adelante, los “Servicios”).

2. OBJETO

2.1. Puesta a disposición de la plataforma

Como parte de la prestación de los servicios, Poken pondrá a disposición de la Empresa la plataforma tecnológica mediante la cual se podrá obtener en tiempo real e histórico el comportamiento de sus tiendas en flujo de personas, atracción de clientes y conversión de ventas.

2.2. Servicio de analítica de datos en tiendas y consultoría estratégica

La Empresa podrá acceder en cualquier momento a la plataforma ofrecida por Poken para obtener la información que necesite respecto al comportamiento de sus ventas, captación de clientes y flujo de personas. Poken pondrá a disposición toda la infraestructura de Hardware, Software y capital humano que implique la prestación correcta del servicio, así como la generación de recomendaciones profesionales que mejoren el desempeño de las tiendas de la Empresa.

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3. OPERATIVA DEL SERVICIO

3.1. Instalación de Hardware

Con el fin de prestar el Servicio, Poken instalará los sensores y demás equipos tecnológicos necesarios para la prestación del servicio objeto de este acuerdo en las tiendas físicas autorizadas por la Empresa dentro de la contratación del servicio.

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3.2. Panel de Control Poken

Poken habilitará a la empresa el acceso a un panel de control exclusivo en donde se registrarán los datos y análisis en tiempo real del comportamiento de flujo de personas, ventas, conversión y atracción a sus tiendas. La Empresa podrá obtener informes de la manera en que lo prefieran, por diferentes tiendas, geografías, espacios temporales y demás particularidades que requiera.

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3.3. Recomendaciones estratégicas y consultoría

Al finalizar cada trimestre, Poken emitirá un reporte de resultados a la Empresa, con sus datos de flujo de personas, tiendas con mejor performance, tiendas con peor performance, entre otros datos relevantes de comportamiento con miras a la toma de decisiones estratégicas.

Así mismo, Poken pondrá a disposición su equipo consultor para que con esta información se elaboren estrategias conjuntas de mejoramiento de ventas, a través de la mejora en atracción de flujo de personas a tiendas, evaluación del staff de ventas, mejora en conversión, entre otras.

3.4. Costos del servicio

La puesta a disposición de la plataforma y los servicios que se prestan en ella suponen una cuota mensual a favor de Poken establecida en las Condiciones Particulares suscritas por Poken y la Empresa. Poken emitirá una factura a la Empresa el último día hábil de cada mes, o con anterioridad a esa fecha, por el monto correspondiente. La Empresa deberá pagar las facturas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes inmediatamente siguiente a la emisión de la factura. ‍

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4. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO

La Empresa acepta que Poken remita las facturas correspondientes a los servicios prestados en formato digital. La forma de pago será a través de transferencia bancaria o link de pago autorizado por Poken.

En caso de que la Empresa forme parte de un grupo de sociedades a los que Poken también presta servicios, Poken emitirá una única factura por grupo.

Los pagaré que se suscriban junto con sus cartas de instrucciones forman parte integral del presente contrato. ‍

5. IMPAGO E INTERESES MORATORIOS

En caso de que el pago a realizar por la Empresa, en concepto de coste del servicio, no se realizara en el día indicado en las presentes Condiciones Generales y en las Particulares, la Empresa deberá abonar a Poken:

• una cantidad fija del 3% de la facturación mensual por cada día de mora posterior al 5 día hábil del mes siguiente a la emisión de la factura, en compensación por el incumplimiento de sus obligaciones, como gastos de cobranza. Dicha cantidad, será abonada junto con la siguiente factura por la prestación del servicio.

5.1 Lo indicado en esta Cláusula no puede interpretarse como renuncia o merma de los derechos que correspondan a Poken como consecuencia del impago.

5.2 En cualquier caso de mora o incumplimiento en pagos, Poken tendrá potestad de apagar el servicio para la Empresa conforme esta última salde sus pendientes con Poken. Esto sin ulterior implicación para Poken y no constituyente de incumplimiento al servicio prestado.

6. RESPONSABILIDAD

La Empresa deberá responder por los daños o pérdidas generadas directa o indirectamente a Poken en el marco de la prestación de los servicios establecidos en este Contrato, cuando dichas pérdidas hayan sido ocasionadas como consecuencia de actuaciones fraudulentas, de incumplimiento intencionado, de abandono, negligencia o dolo, por parte de la Empresa.

Poken no será responsable frente a la Empresa o sus Trabajadores de las pérdidas que estos puedan sufrir en relación con los Servicios. De forma específica, pero sin establecer límites, Poken de ninguna forma será responsable de las pérdidas, daños o perjuicios causados por:

• Cualquier fallo en el sistema o en los servicios, cualquier imposibilidad o retraso en el cumplimiento de las obligaciones del Contrato, así como de sus respectivos subcontratistas, incluyendo los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor y los conflictos laborales y/o fiscales;

• Cualquier negativa de los establecimientos a la utilización de los servicios en los mismos;

• Cualquier infracción por parte de la Empresa o de los Trabajadores de la normativa vigente, incluyendo la legislación monetaria, laboral y los Beneficios fiscales aplicables a los servicios.

En caso de que la Empresa reclame a Poken por el incumplimiento de sus obligaciones bajo el Contrato, y Poken deba responder, lo hará únicamente por los daños directos y probados en sede judicial.

En caso de que la Empresa prevea entrar o entre en un proceso de insolvencia deberá notificar por escrito y fehacientemente a Poken con un (1) mes de antelación. En caso de no notificar dicha situación, el/los administrador(es) de la Empresa responderán de las cantidades adeudadas a Poken con su propio patrimonio.

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7. DURACIÓN DEL CONTRATO

7.1. Duración inicial del Contrato

El presente Contrato tendrá una duración de tres (3) años desde la fecha de firma de este, siendo prorrogable de forma tácita por períodos iguales adicionales en caso de que ninguna de las Partes notifique a la otra su voluntad de no prorrogar mediante notificación escrita a la otra Parte con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de vencimiento inicial del Contrato o de cualquiera de sus prórrogas anuales (en adelante, la “Fecha de Vencimiento”).

7.2. Terminación del Contrato

Permanencia mínima, durante los 24 primeros meses, las Partes no podrán resolver anticipadamente, salvo en caso de incumplimiento grave de las obligaciones.

Pasado el período de permanencia mínima, en cualquier caso, las Partes podrán resolver el contrato en cualquier momento y sin penalidad alguna mediante notificación escrita a la otra Parte con al menos treinta (30) días de antelación.

En todo caso, se resolverá el Contrato si concurriese una de las siguientes causas:

• En caso de incumplimiento por cualquiera de las Partes de las obligaciones asumidas en el Contrato. En particular, Poken resolverá el Contrato cuando la Empresa no cumpla su obligación de pago tanto de los Documentos de Liquidación como las facturas.

• En caso de extinción de la personalidad jurídica, proceso de insolvencia o embargo de bienes de alguna de las Partes.

• En caso de que la Empresa se encuentre en alguna de las siguientes situaciones:

1. si suspende o amenaza con suspender el pago de sus deudas o es incapaz de pagar sus deudas a su vencimiento o admite o se considera incapaz de pagar sus deudas;

2. si inicia negociaciones con todos o cualquier clase de sus acreedores con el fin de reprogramar cualquiera de sus deudas, o hace una propuesta o celebra cualquier acuerdo con cualquiera de sus acreedores que tenga como objetivo una reestructuración relacionada con su solvencia;

3. si entra o prevé entrar en un proceso de insolvencia en cualquiera de sus formas; iv. si está sujeto a un acontecimiento que pueda provocar el nombramiento de un reorganizador en un proceso de insolvencia sobre la totalidad o sobre algunos de sus activos;

5. si está sujeto a que un acreedor embargue o tome posesión de la totalidad o de una parte sustancial de sus activos;

6. si tiene activos en cualquier momento que tengan un valor inferior al importe de sus pasivos;

7. si suspende o cesa, o amenaza con suspender o cesar, la realización de la totalidad o de una parte sustancial de sus actividades;

8. si aumenta considerablemente su riesgo financiero;

9. si, tras petición de Poken, no cumple con sus obligaciones de facilitar información para que Poken pueda cumplir con su obligación en materia de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

10. si se encuentra en alguna situación similar y/o equivalente a las anteriores.

7.3. Causas de renegociación coste del servicio

Las Partes aceptan renegociar el coste del servicio en los siguientes casos:

• Para el caso de la renovación, bien tácita bien pactada, se incrementará la cuota por el servicio teniendo en cuenta los últimos 36 meses del Índice General de Precios al Consumo.

• En cualquier momento de la vigencia del Contrato, por el incremento en el número de tiendas que están usando el servicio. En este caso, las Partes se comprometen de buena fe a ajustar el Coste del Servicio de manera acorde a los cambios producidos.

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8. NATURALEZA DEL CONTRATO E INDEPENDENCIA DE LAS PARTES

Las relaciones entre las Partes que se contemplan en el Contrato son las propias de dos personas jurídicas independientes la una de la otra y frente a terceros, por lo que ninguna de ellas, ni sus empleados, actúa ni podrá interpretarse que actúa como representante, agente, mandatario o factor de la otra, ni sus actos u omisiones podrán dar lugar a vínculos de cualquier índole que obliguen a la otra Parte frente a terceros. Asimismo, ni el perfeccionamiento ni el cumplimiento este Contrato significan ni puede interpretarse que signifiquen relación de asociación o de riesgo y ventura compartidos por las Partes.

La naturaleza del presente Contrato es la propia de un Contrato de prestación de servicios de carácter exclusivamente mercantil. Por lo tanto, no se deriva relación o vínculo laboral alguno entre las Partes, ni entre la Empresa y el personal, propio o subcontratado, asignado por Poken a la prestación de los Servicios descritos en este Contrato.

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9. SAGRILAFT

Las Partes declaran bajo la gravedad de juramento que los recursos utilizados en la ejecución del presente Acuerdo, como sus ingresos, provienen de actividades lícitas.

Las Partes manifiestan que ni ellas, sus socios, directivos, administradores, empleados y subcontratistas, se encuentran con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos o financiación del terrorismo, nacionales o internacionales.

Cada Parte se obliga a responder frente a la otra por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de la falsedad de la anterior afirmación, la cual puede estar sujeta a verificación en cualquier momento.

Las Partes declaran que sus conductas se ajustan a la ley y a la ética.

Las Partes se obligan a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas con o sin su consentimiento y conocimiento como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a estas actividades.

La Empresa acepta entregar toda la documentación que sea solicitada por Poken que permite completar la ficha de legajo, de forma ejemplificativa pero no excluyente, RUT, Cámara de Comercio, la cédula del representante legal, una certificación bancaria.

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10. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

Las Partes pactan que la propiedad intelectual e industrial de los logos, marcas comerciales, diseños, software, modelos de utilidad, patentes, maquinaria y demás pormenores que pudieran intercambiar o de los que pudieran tener conocimiento es propiedad respectiva de cada una de las Partes y/o de las empresas de su grupo empresarial.

El Contrato no supone la transmisión por cualquier título de dichos elementos inmateriales, que continuarán siendo de la propiedad exclusiva y respecto de las Partes durante la vigencia del Contrato y a la finalización de las mismas; o en su caso de los terceros titulares de los mismos.

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11. USO DEL LOGO DE LA EMPRESA

Se autoriza a Poken el uso del logo de la Empresa en presentaciones comerciales de Poken con el único fin de referenciar la Empresa como cliente y en ningún caso podrán divulgarse los términos de la colaboración con la Empresa. El logo podrá usarse con el simple fin de referenciar la Empresa como cliente, de igual manera, en contenidos de marketing, redes sociales y en la página web.

El logo de la Empresa deberá utilizarse únicamente en los colores originales según el archivo adjunto.

El logo de la Empresa no puede modificarse y no debe utilizarse para usos distintos a los mencionados anteriormente.

No se permite la cesión del logo a terceros. En cualquier momento la Empresa podrá revocar este consentimiento o modificar las condiciones del mismo.

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12. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El servicio se prestará en un todo de acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012, según dicha normativa para la prestación del servicio se constituye un acuerdo de transmisión de datos. El responsable sobre los datos que se recolectan en la plataforma será la Empresa. Poken tratará los datos como encargado de tratamiento por parte de la Empresa y los almacenará de manera segura en bases de datos, para las actividades que la Empresa le informó a los titulares dentro de la autorización y la política de protección de datos.

Las PARTES, de acuerdo con el la Ley de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012, manifiestan que los alcances y las actividades para el tratamiento de los datos que serán recolectados son los siguientes:

12.1 Realizar operaciones necesarias para el cumplimiento de cualquier otra finalidad relacionada con el objeto y/o las obligaciones establecidas en el presente Contrato.

12.2 Obligarse frente al titular y el responsable a cumplir con sus obligaciones como encargado y/o responsable del tratamiento de los datos personales de los Usuarios.

12.3 Dar aplicación a las obligaciones que resulten aplicables de acuerdo con el aviso de privacidad otorgado por el responsable, situación que está sujeta a que el responsable entregue al encargado copia de dicho aviso.

12.4 Realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado de conformidad con el aviso de privacidad integral del responsable.

12.5 Tratar los datos personales de los usuarios en su calidad de responsable, conforme a los principios que los tutelan y salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

12.6 Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

12.7 Garantizar a los titulares de la información, mediante los mecanismos dispuestos legalmente para tal fin, el ejercicio de los derechos que les corresponden como titulares de datos personales.

12.8 Informar al responsable en su calidad de encargado de cualquier evento que pudiese afectar la operación de tratamiento de datos personales de los usuarios.

12.9 Actualizar en la plataforma SaaS los datos personales que sean objeto de tratamiento, o en su defecto informar de forma oportuna al responsable de cualquier cambio o ajuste que deba hacerse sobre la información contenida en las bases de datos necesarias para ejecutar el presente Contrato.

12.10 Cumplir y acatar en su integridad las respectivas obligaciones de acuerdo con el mencionado rol de responsable conforme a la legislación aplicable.

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13. CONFIDENCIALIDAD

Las Partes se obligan a mantener estricta confidencialidad respecto de los términos y condiciones del Contrato, así como cualquier otra información intercambiada entre las Partes en relación con el mismo y cualquier información relacionada con ésta a la que puedan tener acceso, obligándose las Partes a no revelar dichos términos y condiciones a tercero alguno, excepto que así fuera requerido en procedimiento judicial o en los supuestos legalmente establecidos, en cuyo caso igualmente las Partes se obligan mutuamente a comunicarse tal circunstancia.

En caso de no atender alguna de las Partes a la obligación de confidencialidad aquí establecida, la Parte agraviada se reservará la facultad de resolver el Contrato, sin perjuicio de su derecho de reclamar cualesquiera daños y perjuicios de acuerdo con lo establecido por la legislación vigente.

El presente deber de confidencialidad se mantendrá en vigor durante la vigencia del Contrato y, aún después, con carácter indefinido en el tiempo.

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14. COMUNICACIONES

Cualquier notificación que hubiese que remitir se entregará personalmente o se enviará por cualquier medio escrito o telemático que pueda garantizar la fehaciencia y recepción de la notificación efectuada.

Una notificación se considerará entregada como sigue:

• En el caso de entrega personal, en el momento de la entrega; o

• En el caso de un correo electrónico, en el momento de la emisión.

A estos efectos, será suficiente demostrar que se efectuó la entrega personal o que el fax o correo electrónico estaba debidamente dirigido y se envió correctamente, según fuese el caso.

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15. INVALIDEZ PARCIAL

Cualquier término o disposición del Contrato considerada ilegal, nula o ineficaz, total o parcialmente, se tendrá por no puesta y no afectará al pleno vigor y eficacia de los restantes términos y disposiciones, las cuales mantendrán su pleno vigor y eficacia.

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16. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

La Empresa hace las siguientes declaraciones:

1. que el presente acuerdo no constituye sustitución patronal de los trabajadores a favor de Poken o una cesión de sus contratos de trabajo;

2. que los trabajadores son empleados de la Empresa;

3. que ninguno de los trabajadores se encuentra vinculado a Poken mediante relación laboral alguna.

17. REPORTE ANTE CENTRALES DE RIESGO

De conformidad con lo estipulado en la Ley 1266 de 2008 la Empresa autoriza a Poken para que consulte, reporte, procese, modifique, actualice o retire ante los operadores de información y/o ante las centrales de riesgo y todas las entidades que manejen o administren base de datos con los fines definidos para este tipo de entidades, todo lo referente a información y comportamiento financiero, comercial y crediticio de la Empresa.

Poken se compromete a cumplir con las normas y lineamientos para el tratamiento de habeas data financiero respecto al manejo de la información de la Empresa.

El reporte de información negativa en caso de incumplimiento de obligaciones de cualquier naturaleza que hagan las fuentes de información a los operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países, únicamente será procedente previa comunicación de la Empresa titular de la información a los operadores. Dicha comunicación podrá incluirse en los extractos periódicos que las fuentes de información envié a sus clientes.

En todo caso, las fuentes de información podrán efectuar el reporte de la información transcurridos veinte (20) días calendario siguientes a la fecha de envío de la comunicación en la última dirección de domicilio del afectado que se encuentre registrada en los archivos de la fuente de la información y sin perjuicio, si es del caso, de dar cumplimiento a la obligación de informar al operador, que la información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización y está aún no haya sido resuelta.

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18. CESIÓN

La Empresa no podrá ceder los derechos y obligaciones resultantes del Contrato sin el previo consentimiento por escrito de Poken.

No obstante, lo dispuesto en la cláusula anterior, Poken podrá ceder los derechos y obligaciones resultantes del Contrato sin el previo consentimiento de la otra Parte cuando el beneficiario de la cesión sea una sociedad de su grupo, entendiendo grupo en los términos del artículo 42 del Código de Comercio.

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19. MODIFICACIÓN

Las presentes Condiciones Generales se podrán revisar por Poken unilateralmente.

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20. ACUERDO ÚNICO

Estas Condiciones Generales junto a las Condiciones Particulares constituyen y reflejan un único acuerdo alcanzado entre las Partes en relación con su objeto, y deja sin efecto cualquier contrato, acuerdo o compromiso previo entre las Partes.

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21. LEY APLICABLE

Para todos los efectos, este acuerdo se regirá en todos sus aspectos por las leyes de la República de Colombia. Su domicilio será la ciudad de Bogotá, D.C.

22. JURISDICCIÓN

Toda diferencia o controversia relativa a estas Condiciones Generales y su ejecución se someterán a la decisión en Derecho de 1 árbitro que se sujetará al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, D.C. El árbitro será designado por las Partes de común acuerdo y en su defecto, será designado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., a solicitud de cualquiera de las PARTES. El tribunal de arbitramento tendrá su sede en la ciudad de Bogotá D.C.